Stel hier je persoonlijke checklist samen. Sleep de items in de gewenste volgorde en verwijder de items die niet van toepassing zijn. Van de overgebleven lijst kun je een handige print maken.

Ik wil graag een checklist voor een: Bruiloft / Feest / Bedrijfsfeest

  • 12 maanden vooraf

    • Verwijder item
      1
      . Stel de feestdatum vast.
      Sommige data (zoals een verjaardag of een vijfentwintigjarig huwelijk) staan al (redelijk) vast. Wanneer je echter veel mensen op je feest wil hebben die ook nog wat langer op je feest blijven hangen, is het natuurlijk wel zo verstandig om je feest in het weekend te organiseren. Houd – als het even kan - ook rekening met vakantieperiodes en belangrijke sportwedstrijden.
       
    • Verwijder item
      2
      . Stel een budget vast.
      Stel voor elk gewenst onderdeel van je feest een budget vast. De hoogte zal onder meer afhangen van het aantal genodigden. Houd rekening met een post onvoorziene kosten van 10% als vangnet voor financiële tegenvallers of onverwachte uitgaven.
       
    • Verwijder item
      3
      . Neem vrije dagen tijdig op.
      Misschien wil je rond de feestdatum nog wat extra vrije dagen opnemen. Bijvoorbeeld voor de laatste voorbereidingen of die gigantische kater. Regel dit bijtijds om eventuele problemen te voorkomen.
       
    • Verwijder item
      4
      . Overweeg professionele hulp.
      Wil je de organisatie van je feest helemaal zelf doen? Dat kan je veel geld besparen en het kan een hele leuke ervaring worden. Maar het kan je ook veel tijd kosten en minder prettig uitpakken. Als je de organisatie (gedeeltelijk) uitbesteed aan een professional, ben je verzekerd van een vlot verloop. Bovendien kan het netwerk en de ervaring van een professional je veel tijd en geld besparen. Neem voor meer informatie contact met ons op.
       

  • 6 maanden vooraf

    • Verwijder item
      1
      . Bepaal wie je wil uitnodigen.
      En dat kan nog best lastig zijn. De grootte en samenstelling van je ‘gastenlijst’ zal namelijk voor een groot gedeelte de sfeer van je feest bepalen. Ruimtegebrek en/of een bepaald budget kunnen je dwingen ergens een grens te trekken en dat wordt je niet altijd in dankbaarheid afgenomen (‘Waarom was hij wel uitgenodigd en ik niet?’). Wat betreft de samenstelling: een feest waar iedereen elkaar al kent zal gemakkelijker lopen, maar een feest waar onbekende mensen ‘elkaar vinden’ kan minstens zo leuk zijn. Dat vergt dan wel wat meer inspanning van de gasten en vooral ook van de gastheer en/of -vrouw.
       
    • Verwijder item
      2
      . Kies de locatie voor het feest.
      Een kleiner feest kan natuurlijk gewoon thuis of in de eigen tuin worden gevierd. Hou er wel rekening mee dat ook een klein feestje nogal wat rotzooi op kan leveren. Met een feest op locatie hoef je je daar doorgaans minder druk over te maken. Met een mooie, originele locatie kun je bovendien iets heel bijzonders van je feest maken. Houd bij de keuze van een locatie wel altijd de bereikbaarheid voor je gasten in de gaten. Denk daarbij aan parkeergelegenheid, openbaar vervoer en eventuele overnachtingen in de buurt.
       
    • Verwijder item
      3
      . Regel de catering.
      Als je de catering graag (apart) wil laten verzorgen, loont het om even goed rond te kijken. Er is nogal eens sprake van forse prijsverschillen tussen verschillende cateraars. Bespreek van tevoren wel alvast wat je aan catering wil, maar wacht met het vastleggen van de hoeveelheid tot het aantal aanwezige gasten bekend is.
       
    • Verwijder item
      4
      . Boek een band of een DJ.
      Een band kan een speciale sfeer neerzetten, maar is doorgaans een stuk duurder. Bedenk ook goed hoe je de pauze(s) op wilt vullen. Kies je voor een DJ, spreek dan vooraf je muzikale wensen goed door. Ga ook alvast op zoek naar geschikte muziek voor je feest; stel bijvoorbeeld een playlist samen op deze website. Je kan hier ook het licht, geluid én de DJ voor je feest boeken. Regel zowel een band als een DJ bijtijds, want deze zijn vaak al ver vooruit volgeboekt.
       
    • Verwijder item
      5
      . Overweeg een professionele foto- en/of videograaf.
      Afhankelijk van de aanleiding voor een feest, kan een professionele fotograaf en/of een videograaf een bijzondere toegevoegde waarde hebben op je feest. Bijvoorbeeld als het een afscheid vanwege pensioen of immigratie betreft. Bespreek vooraf alvast de personen of gebeurtenissen die je zeker op de foto/video wilt hebben. Een familielid of vriend inschakelen om de hele dag op foto/video vast te leggen is een goedkoper alternatief, maar houd er wel rekening mee dat hij dan zelf weinig van het feest zal meekrijgen.
       
    • Verwijder item
      6
      . Regel een annuleringsverzekering.
      Het is niet onverstandig om een verzekering af te sluiten. Wanneer je feest door overmacht niet door kan gaan, dekt de verzekering bijna alle gemaakte kosten. Ook voor schadegevallen op het feest zelf kan een verzekering worden afgesloten.
       
    • Verwijder item
      7
      . Maak een begroting.
      Zeker bij grotere feesten is het niet onverstandig om een duidelijke begroting te maken. Stel voor elk onderdeel van het feest een bedrag vast, bij voorkeur op basis van offertes. En vergeet in je begroting niet de post onvoorziene kosten van 10% als vangnet voor onverwachte uitgaven.
       
    • Verwijder item
      8
      . Zet gemaakte afspraken op papier.
      Zorg dat alle overeenkomsten (met de locatieverhuurder, de cateraar, het entertainment, et cetera) ook schriftelijk worden vastgelegd. Dit om later onnodige misverstanden te voorkomen.
       
    • Verwijder item
      9
      . Maak een voorlopig draaiboek.
      Houd nauwkeurig bij wat er op je feest moet gebeuren, waar dat gebeurt en door wie dit wordt geregeld. Pas bij iedere tussentijdse verandering het draaiboek aan. Van het uiteindelijke draaiboek krijgen alle betrokkenen straks vanzelfsprekend ook een exemplaar.
       
    • Verwijder item
      10
      . Kies eventueel een thema.
      Zeker niet noodzakelijk, maar je kunt er je feest wel een speciaal tintje mee geven. Maak het jezelf en je gasten alleen niet erg moeilijk met een ingewikkeld thema. Kies een thema waarvoor iedereen wel wat geschikts in de garderobe heeft hangen. Bijvoorbeeld een kleur. Met verlichting kun je bovendien heel gemakkelijk een feestruimte omtoveren in je themakleur.
       
    • Verwijder item
      11
      . Kies een ontwerp voor de uitnodigingen.
      Het wordt steeds gebruikelijker om alle gasten per email uit te nodigen. Maar een gedrukte of geschreven uitnodiging is natuurlijk veel persoonlijker. Op een stijlvolle, originele uitnodiging zal de (positieve) respons vele malen groter zijn. Doe wat inspiratie op het internet op of laat je voorlichten door een drukker. Als het feest een bepaald thema meekrijgt, dan sluit het ontwerp van de uitnodiging daar vanzelfsprekend op aan.
       
    • Verwijder item
      12
      . Bedenk promotiemateriaal voor het feest.
      Organiseer je een feest waar je zoveel mogelijk mensen naartoe wil lokken (bijvoorbeeld een studentenfeest), dan zul je daarvoor promotie moeten gaan maken. Een mooie poster of flyer bijvoorbeeld. Of als het budget het toelaat: bedrukte gadgets. Je kunt dergelijke hebbedingetjes laten maken als promotiemateriaal vóór het feest, maar eventueel ook ná het feest uitdelen als leuke herinnering. Het voordeel van gadgets is natuurlijk ook dat ze lang meegaan en zo de herinnering aan je feest in stand houden.
       

  • 3 maanden vooraf

    • Verwijder item
      1
      . Stel een deadline voor de aanmelding.
      Het kan handig zijn om te weten hoeveel mensen er op je feest aanwezig zullen zijn, bijvoorbeeld vanwege de catering. Het is volstrekt normaal genodigden te vragen even te laten weten of zij wel/niet op het feest aanwezig zullen zijn. Daar kun je eventueel ook een uiterlijke datum om te reageren aan verbinden.
       
    • Verwijder item
      2
      . Bestel het drukwerk en promotiemateriaal.
      Laat de uitnodigingen en ander drukwerk (bijvoorbeeld posters en flyers) drukken bij een drukkerij. Eventuele gadgets die je voor of na het feest uit wilt delen, bestel je nu ook.
       
    • Verwijder item
      3
      . Regel eventueel vervoer.
      Soms is het handig en soms zelfs nodig om voor alle gasten gemeenschappelijk vervoer te regelen. Bijvoorbeeld als alle genodigden uit Eindhoven komen, maar het feest in Zwolle wordt georganiseerd (bijvoorbeeld met een gala).
       

  • 2 maanden vooraf

    • Verwijder item
      1
      . Verstuur de uitnodigingen.
      Meestal worden deze één à twee maanden van tevoren verstuurd. Alhoewel veel mensen tegenwoordig een navigatiesysteem hebben, wordt ook vaak nog een routebeschrijving bijgesloten. Het kan ook handig zijn om gasten die met het openbaar vervoer komen van reisinformatie te voorzien.
       
    • Verwijder item
      2
      . Doe cadeausuggesties.
      Voel jezelf vooral niet bezwaard om cadeausuggesties te doen. Mensen hebben vaak geen idee wat ze je het beste kunnen geven en vinden het alleen maar prettig als ze daarbij een handje worden geholpen.
       
    • Verwijder item
      3
      . Bestel alvast een bedankje.
      Bij een wat officiëlere gelegenheid (afscheid, jubileum, et cetera) hoort wellicht een bedankje voor de gasten. Dat kan een bedankkaart zijn die na het feest wordt verstuurd. Of een gadget dat direct na het feest wordt uitgedeeld of later wordt verstuurd naar alle aanwezige gasten.
       
    • Verwijder item
      4
      . Regel (extra) decoratiemateriaal.
      Bepaal of je de feestlocatie extra wil aankleden met slingers, ballonen en ander decoratiemateriaal. Bepaal hoeveel je nodig hebt en regel ook meteen de hulp die je nodig hebt bij het versieren van de locatie.
       
    • Verwijder item
      5
      . Maak een boodschappenlijst.
      Een absolute must als je de catering van je feest in eigen handen houdt. Met het inslaan van lang houdbare spullen kun je eventueel al beginnen. Bijvoorbeeld als je favoriete wijntje in de aanbieding is. Met het kopen van bederfelijke waren wacht je vanzelfsprekend zo lang mogelijk.
       

  • 1 maand vooraf

    • Verwijder item
      1
      . Houd reacties op uitnodigingen bij.
      Maak een lijst met alle gasten die op het feest aanwezig zullen zijn en een lijst met mensen die hebben afgezegd. Overweeg om mensen die niet hebben gereageerd na te mailen of bellen; misschien is er iets misgegaan en hebben zij de uitnodiging niet ontvangen.
       
    • Verwijder item
      2
      . Maak afspraken met de catering.
      Spreek samen met de catering het menu en/of de hapjes door, geef het aantal gasten door en stel hen op de hoogte van eventuele speciale diëten (vegetarisch, diabetisch, et cetera).
       
    • Verwijder item
      3
      . Maak een tafelschikking.
      Wanneer bij je feest een diner is ingepland, kun je een tafelschikking overwegen. Het is een leuke manier om je familie en vriendenkring met elkaar te laten mengen. Maar zet wel altijd mensen bij elkaar die het (waarschijnlijk) goed met elkaar kunnen vinden.
       
    • Verwijder item
      4
      . Licht de buren op tijd in.
      Als je besluit je feest thuis te organiseren, vergeet dan niet je buren in te lichten. Geef vooraf duidelijk aan wat ze kunnen verwachten en tot hoe laat de eventuele overlast zal duren. Je kan de buren natuurlijk ook uitnodigen voor je feest, al is het maar voor de vorm. Ze zullen misschien bedanken, maar de kans op klachten aan jouw adres of dat van de politie verminder je hiermee aanzienlijk.
       
    • Verwijder item
      5
      . Zorg voor extra fotomateriaal.
      Leg tijdens het feest een paar wegwerpcamera’s neer, die door de gasten vol geschoten mogen worden. Je staat versteld van de hoeveelheid spontane en verrassende foto's die dit oplevert.
       
    • Verwijder item
      6
      . Doe de laatste boodschappen.
      Als je zelf de catering van je feest catering verzorgt, koop je enkele dagen van tevoren de verse benodigdheden voor het diner en/of hapjes.
       
    • Verwijder item
      7
      . De laatste check.
      Kijk de checklist nog eens goed na om te voorkomen dat je iets vergeet. Neem ook het hele programma en het eventuele draaiboek door om zeker te weten dat alles klopt.