Stel hier je persoonlijke checklist samen. Sleep de items in de gewenste volgorde en verwijder de items die niet van toepassing zijn. Van de overgebleven lijst kun je een handige print maken.

Ik wil graag een checklist voor een: Bruiloft / Feest / Bedrijfsfeest

  • 12 maanden vooraf

    • Verwijder item
      1
      . Stel de feestdatum vast.
      Bij het plannen van een datum zit je met een bedrijfsfeest meestal met een dilemma. Een dag in het weekend wordt niet door iedereen gewaardeerd: veel mensen houden hun weekend liever vrij voor privé afspraken en activiteiten. Maar een geslaagd bedrijfsfeest doordeweeks kan de volgende dag weer tot een dramatisch lage arbeidsproductiviteit leiden. Vaak wordt gekozen voor een vrijdag (middag en/of avond). Denk bij het plannen van een datum ook aan eventuele vakantieperiodes en belangrijke sportwedstrijden.
       
    • Verwijder item
      2
      . Stel een lijst op met genodigden.
      Vooral het doel van een bedrijfsfeest bepaald de gastenlijst. Wil je met het feest de teamspirit van een afdeling, meerdere afdelingen of de complete organisatie stimuleren? Wil je dat iedereen ook meteen de partners van collega’s leert kennen? En misschien wil je het feest zelfs wel aangrijpen om de band tussen de medewerkers en de klanten aan te halen of je bedrijf aan je klantenkring te presenteren.
       
    • Verwijder item
      3
      . Stel een budget vast.
      Stel voor elk gewenst onderdeel van het bedrijfsfeest een budget vast. De hoogte zal onder meer afhangen van het aantal genodigden. Vroeger werd medewerkers nog wel eens om een eigen bijdrage gevraagd, maar dat is tegenwoordig eigenlijk ‘not done’.
       
    • Verwijder item
      4
      . Organiseer de organisatie.
      Stel je binnen het bedrijf iemand (of een team) aan om het feest te organiseren? Dat is vaak de goedkoopste optie en een feest kan zo ook gemakkelijk gaan ‘leven’ binnen het bedrijf. Of besteed je de organisatie liever uit aan een professional? Je bent dan verzekert van een vlot verloop van de organisatie. Bovendien kan het netwerk en de ervaring van een professional je veel tijd en geld besparen. Neem voor meer informatie contact met ons op.
       
    • Verwijder item
      5
      . Start met de promotie binnen het bedrijf.
      Zorg dat het aankomende bedrijfsfeest al vroeg gaat ‘leven’ binnen het bedrijf. Zo gauw de datum bekend is, kun je deze al aankondigen. Ook tussentijdse vorderingen (locatie, entertainment, et cetera) kun je aangrijpen om de aandacht opnieuw op het bedrijfsfeest te vestigen. Dit geldt niet voor eventuele klanten die je wilt uitnodigen: die stellen een constante informatiestroom meestal niet op prijs.
       

  • 6 maanden vooraf

    • Verwijder item
      1
      . Kies de locatie voor het feest.
      Misschien is er binnen het bedrijf wel een ruimte die prima als feestzaal zou kunnen fungeren, maar doorgaans wordt een bedrijfsfeest buiten de deur georganiseerd. Met een mooie, originele locatie zet je vaak ook meteen een goede sfeer neer. Houd bij de keuze van een locatie wel altijd de bereikbaarheid voor je gasten in de gaten. Denk daarbij aan voldoende parkeergelegenheid, goede aansluiting op het openbaar vervoer en de mogelijkheid om eventueel in de buurt te overnachten.
       
    • Verwijder item
      2
      . Regel de catering.
      Wanneer bij de locatie de catering niet is inbegrepen, zul je zelf op zoek moeten naar een cateraar. Meestal kan de eigenaar van de locatie je hierbij helpen. Bespreek wel alvast wat je aan catering wil, maar wacht met het vastleggen van de hoeveelheid tot het aantal aanwezige gasten bekend is.
       
    • Verwijder item
      3
      . Boek een band of een DJ.
      Een band kan een speciale sfeer neerzetten, maar is meestal een stuk duurder. Bedenk ook goed hoe je de pauzes tussen de optredens op wilt vullen. Kies je voor een DJ, spreek dan vooraf de muzikale wensen goed door. Misschien wil je de muziek in een bepaald thema? Of zijn er nummers die sterk met je bedrijf zijn verbonden? Regel zowel een band als een DJ bijtijds, want deze zijn vaak al ver vooruit volgeboekt.
       
    • Verwijder item
      4
      . Zoek een professionele foto- en/of videograaf.
      Een professionele fotograaf en/of een videograaf kan van toegevoegde waarde zijn op je bedrijfsfeest, zeker als je het materiaal later in een presentatie of in de bedrijfscommunicatie wilt gebruiken. Bespreek vooraf alvast de personen of gebeurtenissen die je zeker op de foto/video wilt hebben.
       
    • Verwijder item
      5
      . Regel een annuleringsverzekering.
      Het is niet onverstandig om een verzekering af te sluiten. Wanneer het bedrijfsfeest door overmacht niet door kan gaan, dekt de verzekering bijna alle gemaakte kosten. Ook voor schadegevallen op het feest zelf kan een verzekering worden afgesloten.
       
    • Verwijder item
      6
      . Maak een begroting.
      Als het budget bekend is, kan begonnen worden met het maken van een begroting. Stel voor elk onderdeel van het bedrijfsfeest een bedrag vast, bij voorkeur op basis van offertes. Houd rekening met een post onvoorziene kosten van 10% als vangnet voor financiële tegenvallers of onverwachte uitgaven.
       
    • Verwijder item
      7
      . Zet gemaakte afspraken op papier.
      Zorg dat alle overeenkomsten (met de locatieverhuurder, de cateraar, het entertainment, et cetera) ook schriftelijk worden vastgelegd. Dit om later onnodige misverstanden te voorkomen.
       
    • Verwijder item
      8
      . Maak een voorlopig draaiboek.
      Houd nauwkeurig bij wat er op het bedrijfsfeest moet gebeuren, waar dat gebeurt en door wie dit wordt geregeld. Pas bij iedere tussentijdse verandering het draaiboek aan. Van het uiteindelijke draaiboek krijgen alle betrokkenen straks vanzelfsprekend ook een exemplaar.
       
    • Verwijder item
      9
      . Kies eventueel een thema.
      Zeker niet noodzakelijk, maar je kunt er je bedrijfsfeest wel een speciaal tintje mee geven. Een thema kan ook een knipoog naar een nieuw product of recente ontwikkeling binnen het bedrijf zijn. Op die manier kun je daar ook nog zijdelings de aandacht op vestigen.
       
    • Verwijder item
      10
      . Kies een ontwerp voor de uitnodigingen.
      Het wordt steeds gebruikelijker om alle gasten per email uit te nodigen. Maar een gedrukte of geschreven uitnodiging is natuurlijk veel persoonlijker. Per email een klant uitnodigen is überhaupt af te raden. Op een stijlvolle, originele uitnodiging zal de (positieve) respons vele malen groter zijn. Doe wat inspiratie op het internet op of laat je voorlichten door een drukker. Als het feest een bepaald thema meekrijgt, dan sluit het ontwerp van de uitnodiging daar vanzelfsprekend op aan.
       
    • Verwijder item
      11
      . Bedenk promotiemateriaal voor het feest.
      Een mooie poster bij de koffieautomaat bijvoorbeeld. Of als het budget het toelaat: bedrukte koffiemokken of andere gadgets. Je kunt dergelijke hebbedingetjes laten maken als promotiemateriaal vóór het feest, maar eventueel ook ná het feest uitdelen als leuke herinnering. Het voordeel van gadgets is natuurlijk ook dat ze lang meegaan en niet alleen reclame voor het feest maar ook voor het bedrijf kunnen zijn.
       

  • 3 maanden vooraf

    • Verwijder item
      1
      . Stel een duidelijke deadline voor de aanmelding.
      Het is volstrekt normaal genodigden te vragen even te laten weten of zij wel/niet op het feest aanwezig zullen zijn. Voor een bedrijfsfeest is daarbij een deadline (van enkele weken voor de feestdatum) ook niet ongebruikelijk. Het is handig te weten hoeveel mensen er zullen zijn, bijvoorbeeld vanwege de catering. Maar een deadline heeft nog meer voordelen: mensen blijven niet eindeloos twijfelen of ze wel/niet gaan (vaak ingegeven door welke collega’s er wel/niet gaan). En wie zich eenmaal ‘officieel’ heeft aangemeld, zal zich ook enigszins verplicht voelen te komen.
       
    • Verwijder item
      2
      . Bestel het drukwerk en promotiemateriaal.
      Laat de uitnodigingen en ander drukwerk (bijvoorbeeld posters) drukken bij een drukkerij. Eventuele gadgets die je voor of na het feest uit wilt delen, bestel je nu ook.
       
    • Verwijder item
      3
      . Regel eventueel vervoer.
      Soms is het handig en soms zelfs nodig om voor alle gasten gemeenschappelijk vervoer te regelen. Bijvoorbeeld als je bedrijf en bijna alle medewerkers in Alkmaar zijn gevestigd, terwijl je van het bedrijfsfeest een uitje naar Maastricht hebt gemaakt. Ook voor grote feesten wordt vaak speciaal vervoer georganiseerd. Zo zette een fastfoodketen ooit eens speciale treinen in om alle medewerkers naar het landelijk bedrijfsfeest te vervoeren.
       

  • 2 maanden vooraf

    • Verwijder item
      1
      . Verstuur de uitnodigingen.
      Meestal worden deze één à twee maanden van tevoren verstuurd. Klanten die je wilt uitnodigen voor je bedrijfsfeest vertel je in één keer alles wat ze moeten weten; datum, tijdstip, locatie en alle andere essentiële informatie stuur je met hun uitnodiging mee. Alhoewel veel mensen tegenwoordig een navigatiesysteem hebben, wordt ook vaak nog een routebeschrijving bijgesloten. Het kan ook handig zijn om gasten die met het openbaar vervoer komen van reisinformatie te voorzien.
       
    • Verwijder item
      2
      . Bestel alvast een bedankje.
      Bij een wat officiëlere gelegenheid (bedrijfsopening, jubileum, et cetera) hoort wellicht een bedankje voor de gasten. Dat kan een bedankkaart zijn die na het feest wordt verstuurd. Of een gadget dat direct na het feest wordt uitgedeeld of later wordt verstuurd naar alle aanwezige gasten.
       
    • Verwijder item
      3
      . Regel (extra) decoratiemateriaal.
      Bepaal of je de feestlocatie extra wil aankleden met slingers, ballonen en ander decoratiemateriaal. Bepaal hoeveel je nodig hebt en regel ook meteen de hulp die je nodig hebt bij het versieren van de locatie.
       
    • Verwijder item
      4
      . Maak eventueel een presentatie.
      Misschien wil je het bedrijfsfeest aangrijpen om je medewerkers en/of je klantenkring iets te vertellen. Zorg wel dat een eventuele presentatie niet teveel tijd in beslag neemt, omdat het anders (gevoelsmatig) het feest overheerst. Ook de toon en stijl van de presentatie zijn belangrijk, want op een feest zit niemand te wachten op een saaie slideshow. Maar een korte, luchtige en originele presentatie kan een positieve boost zijn voor de teamspirit binnen het bedrijf en de relaties buiten het bedrijf.
       

  • 1 maand vooraf

    • Verwijder item
      1
      . Tel het aantal gasten na de deadline.
      Breng na het verstrijken van de deadline het aantal gasten in kaart. Maak een lijst met mensen die aanwezig zullen zijn en een lijst van iedereen die heeft afgezegd. Overweeg om mensen die niet hebben gereageerd na te mailen of bellen; misschien is er iets misgegaan en hebben zij de uitnodiging niet ontvangen.
       
    • Verwijder item
      2
      . Maak afspraken met de catering.
      Spreek samen met de catering het menu en/of de hapjes door, geef het aantal gasten door en stel hen op de hoogte van eventuele speciale diëten (vegetarisch, diabetisch, et cetera).
       
    • Verwijder item
      3
      . Maak een tafelschikking.
      Wanneer bij het bedrijfsfeest een diner is ingepland, kun je een tafelschikking overwegen. Op die manier kun je ervoor zorgen dat bepaalde mensen gemakkelijk met elkaar in contact kunnen komen. Het is een goede manier om bepaalde afdelingen met elkaar te laten mengen. Of specifieke klanten met specifieke medewerkers. Maar zet wel altijd mensen bij elkaar die het (waarschijnlijk) goed met elkaar kunnen vinden.
       
    • Verwijder item
      4
      . Koop presentjes voor bijzondere gasten.
      Op een bedrijfsfeest wordt de feestorganisatie meestal bedankt met een (korte) speech en een presentje. Maar het feest kan ook worden aangegrepen om een bijzondere medewerker of klant in het zonnetje te zetten. Probeer hiervoor een passend en/of origineel cadeau te vinden.
       
    • Verwijder item
      5
      . Zorg voor extra fotomateriaal.
      Leg tijdens het feest een paar wegwerpcamera’s neer, die door de gasten vol geschoten mogen worden. Je staat versteld van de hoeveelheid spontane en verrassende foto's die dit oplevert.
       
    • Verwijder item
      6
      . De laatste check.
      Kijk de checklist nog eens goed na om te voorkomen dat je iets vergeet. Neem ook het hele programma en het eventuele draaiboek door om zeker te weten dat alles klopt.